انتظارات از نقش هیئت مدیره

     

    انتظارات موجود در راهبری ترکیب هیئت‌مدیره

    اهم انتظارات از رییس هیئت‌مدیره در این حوزه عبارتست از:

    • ایجاد فضای گفتگو و اظهارنظر برای کلیه اعضای هیئت‌مدیره به ویژه ایجاد فضای مناسب برای بیان نظرات مخالف
    • تلاش به جهت بازکردن مسیر در راستای ایجاد اتفاق‌نظر و ایجاد اقنای جمعی هیئت‌مدیره در تصمیم‌گیری­‌ها
    • تشویق استقلال رأی اعضا و محافظت از آن در مقابل اکثریت اعضا
    • پیشگیری از شکل‌گیری گروه‌های فکری ثابت در هیئت‌مدیره
    • بالابردن میزان مشارکت اعضا در جلسات
    • تقویت و تشویق روحیه چالش مؤثر در هیئت‌مدیره
    • مراقبت از وجود سطح دسترسی یکسان کلیه اعضا به اطلاعات سازمان به ویژه اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری در جلسات هیئت‌مدیره

    انتظارات موجود در حوزه جلسات هیئت‌مدیره

    اهم انتظارات از رییس هیئت‌مدیره در این حوزه عبارتست از:

    • تهیه تقویم هیئت‌مدیره، برگزاری جلسات کیفی در توالی مناسب و مدیریت جلسه هیئت‌مدیره با کمک دبیر هیئت‌مدیره
    • مراقبت از اینکه کلیه مصوبات و توصیه­‌های هیئت‌مدیره روشن و شفاف بوده و دارای زمان و مسئول مشخص جهت انجام باشند.
    • مراقبت از اینکه صورت­جلسه هیئت‌مدیره در کوتاه­‌ترین زمان ممکن بعد از جلسه هیئت‌مدیره تهیه و ضمن نظرخواهی از اعضا به تأیید و امضای اعضای هیئت‌مدیره رسانده شود.
    • پیگیری روند پیشرفت مصوبات هیئت‌مدیره و پافشاری بر زمان‌های اجرایی مشخص‌شده و
      گزارش­خواهی از مدیرعامل با کمک دبیر هیئت‌مدیره
    • ایجاد مکانیزمی که در آن حداکثر مشارکت اعضای هیئت‌مدیره در تهیه تقویم، دستورجلسات و پیگیری روند پیشرفت مصوبات جلب شده باشد.
    • توجه به نوع حضور اعضای موظف و عملکرد آن‌ها در جلسه و مراقبت از اینکه اعضای موظف در جلسات هیئت‌مدیره، از دریچه عضویت هیئت‌مدیره و با نگاه و تفکر استراتژیک به موضوعات بپردازند.
    • تسهیل‌گری جلسه هیئت‌مدیره
    • ایجاد فضای لازم جهت نقد و بررسی و بهبود روش‌های برگزاری و اداره جلسات هیئت‌مدیره

    اانتظارات موجود در ایجاد تعامل مؤثر میان مدیرعامل با هیئت‌مدیره

    اهم انتظارات از رییس هیئت‌مدیره در این حوزه عبارتست از:

    • ضمن ایفای نقش منتور و مشاور برای مدیرعامل و ایجاد یک رابطه فردی مؤثر با وی بر پایه شفافیت و اعتماد متقابل، ارتباط میان هیئت‌مدیره و مدیرعامل را به نحوی شکل دهد که ضمن وجود شفافیت، صراحت و اعتماد متقابل، مدیرعامل بتواند بدون هیچگونه دغدغه، از ظرفیت­‌های تخصصی و تجربی اعضای هیئت‌مدیره در پیشبرد مسائل و موضوعات جاری سازمان و نیز توسعه فردی خود استفاده نماید.
    • علاوه بر آنکه از مدیرعامل حمایت می­‌کند، به همان اندازه وی را خارج از جلسات هیئت‌مدیره به چالش بکشد.
    • برگزاری جلسات مستمر و منظم غیررسمی میان رییس هیئت‌مدیره و مدیرعامل، ایجاد فضای گفتگوی دوستانه و پرداختن به موضوعات و دغدغه­‌های جاری مدیرعامل‌ در راستای شکل­‌دهی ذهن مدیرعامل مطابق با انتظارات هیئت‌مدیره
    • استفاده از محتوای گفتگوهای فردی با مدیرعامل به عنوان یک ورودی در تنظیم دستورجلسات هیئت‌مدیره و اطمینان از این که که موارد مندرج در دستورجلسات هیئت‌مدیره علاوه بر سطح کلان و استراتژیک سازمان، تا حد مناسبی به موضوعات و دغدغه­‌های اجرایی روز مدیرعامل نیز می­پردازد.
    • ضمن طرح شفاف انتظارات مشخص خود از مدیرعامل، دغدغه­‌ها و نگرانی­‌های هیئت‌مدیره را نیز به وی انتقال دهد.
    خواندن
    نقش هیئت‌مدیره در ترویج ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی

    انتظارات از نقش عضو هیئت مدیره

    اعضای هیئت‌مدیره نمایندگان سهامداران می­‌باشند، لذا اولین انتظاری که می­تواند از آن‌ها وجود داشته باشد، صیانت و حفاظت از منافع سهامداران است. اما امروزه و به ویژه پس از پاندمی کرونا، ادبیات حوزه راهبری شرکتی دستخوش تغییراتی شده است. پاندمی کرونا منجر شد تا علاوه بر سهامداران، اهمیت سایر ذی­نفعان از جمله کارکنان، مشتریان، تأمین‌کنندگان، محیط زیست، جامعه، حکومت و حتی نسل آینده بیش از پیش در تداوم فعالیت و بقای سازمان­‌ها محرز شود و لذا امروزه واژه «سهامداران» که معادل فارسی Shareholders است جای خود را به «ذی‌نفعان» یا همان Stakeholders داده است.

    امروزه اصلی‌­ترین وظیفه اعضای هیئت‌مدیره حفاظت از منافع کلیه ذی­‌نفعان و تلاش جهت تطبیق هرچه بیشتر عملکرد سازمان با انتظارات و نیازمندی­‌های آن‌ها می­‌باشد.

     

    دو عنصر کلی در اثرگذاری ایفای نقش هیئت‌مدیره مؤثر است. عنصر اول «تلاش و اهتمام به ایفای نقش مؤثر»؛ به معنی:

    • داشتن زمان و ظرفیت فکری و عملی کافی برای پرداختن به موضوعات مربوط به ایفای نقش هیئت‌مدیره­گی؛
    • توجه همه‌جانبه به مطالبی که در جلسات هیئت‌مدیره مورد بحث و تصمیم‌گیری قرار می‌گیرد، ضمن مشارکت در تدوین تقویم، دستورجلسات و صورت­جلسات هیئت‌مدیره؛
    • ایجاد آمادگی کافی پیش از حضور در جلسه هیئت‌مدیره، از طریق مطالعه گزارش‌ها و مستندات مربوط به دستور جلسات؛
    • مشارکت مؤثر در جلسه و طرح پرسش‌های دقیق و سازنده، از طریق ایجاد آمادگی کافی پیش از جلسه هیئت‌مدیره؛
    • صراحت و صداقت در بیان نظرات خود، ضمن احترام به نظرات سایر اعضا و تلاش به منظور شنیدن مؤثر نظرات آن‌ها؛
    • ایفای نقش مؤثر در جمع­بندی و ایجاد اتفاق­نظر در تصمیم­گیری نهایی هیئت‌مدیره در همکاری با رییس هیئت‌مدیره؛
    • حساسیت نسبت به روند پیشرفت مصوبات و پیگیری و مطالبه آن؛
    • حمایت و تعهد کامل نسبت به تصمیمات جمعی هیئت‌مدیره و هدایت تیم اجرا به سمت اجرای آن‌ها، حتی اگر نسبت به آن تصمیم رأی مخالف داشته باشد؛
    • اعتقاد قلبی به لزوم یادگیری مستمر و افزایش دانش عمومی و تخصصی خود در مورد موضوعات و تحولات جدید به ویژه در خصوص موارد مرتبط با ماهیت فعالیت سازمان باشد؛
    خواندن
    وظایف کلیدی هیئت‌مدیره

    عنصر دوم در اثرگذاری ایفای نقش هیئت‌مدیره داشتن «رویکرد محتاطانه و خردمندانه» به موضوعات است؛ به معنای:

    • نظارت بر عملکرد سازمان، اطمینان از وجود و صحت عملکرد مکانیزم­های شناسایی و کنترل ریسک در سازمان و اتخاذ اقدامات اصلاحی احتمالی در صورت لزوم؛
    • اطمینان از تطبیق عملکرد سازمان با کلیه قوانین و مقررات حاکم بر فعالیت آن؛
    • ارجح‌دانستن منافع سازمان بر منافع شخصی خود و همواره به نفع سازمان عمل‌نمودن؛
    • پرهیز از هرگونه مشارکت و همکاری با سازمان­های رقیب، استفاده از اموال و امکانات سازمان برای مقاصد شخصی، افشای اطلاعات محرمانه سازمان و استفاده از آن برای مقاصد تجاری غیر از مقاصد و منافع سازمان؛
    • تلاش حداکثری در چهارچوب حقوق قانونی خود به منظور افزایش ضریب موفقیت عملکرد سازمان و تداوم و بقای آتی آن؛

    انتظارات از نقش دبیر هیئت مدیره

    دبیر هیئت‌مدیره فردی است که به عنوان بازوی اجرایی در کنار هیئت‌مدیره و به ویژه رییس آن قرار دارد و نقش وی را می­توان در فراهم ساختن زیرساخت­های لازم برای افزایش توان هدایت، نظارت و تصمیم­سازیِ هیئت‌مدیره خلاصه نمود؛ به نحوی که هیئت‌مدیره بتواند نقش و مسئولیت خود در قبال ذی­نفعان داخلی و بیرونی را به درستی و با کیفیت هر چه تمام ایفا نماید.

    دبیر هیئت‌مدیره در وجه بالغ و متعالی خود می‌تواند در قالب مشاوری قابل اعتماد هم برای هیئت‌مدیره و هم مدیرعامل به ایفای نقش بپردازد. تعریف حد انتظارات از یک دبیر هیئت‌مدیره بستگی به عواملی چون میزان بلوغ هیئت‌مدیره در راهبری سازمان و نیز سطح شایستگی­های فردی دبیر هیئت‌مدیره­ دارد.

    با توجه به اهمیت نقش دبیر هیئت‌مدیره، موارد زیر از اهم ویژگی‌های مورد نیاز برای ایفای این نقش به شمار می‌رود:

    • صداقت در رفتار و کردار
    • حفظمحرمانگی اطلاعات و اسناد تجاری سازمان
    • توانایی برقراری ارتباط محترمانه، دیپلماتیک و مؤثر
    • گوش­دادنمؤثر
    • توانایی تحلیل و حل مسأله و مهارت مخالفت سازنده
    • آشنایی کافی با کلیه قوانین و مقررات حاکم بر فعالیت سازمان بالاخص موارد مرتبط با راهبری شرکتی
    • آشنایی مطلوب با فناوری اطلاعات
    • اشراف مطلوب نسبت به محیطکسب­وکار، فعالیت­های اصلی سازمان و کلیه فرایندهای کلیدی مرتبط با آن
    • دقت بالا
    • مهارت­های مدیریتی
    • توانایی اتخاذ دیدگاه مناسب به موضوعات صرف­نظر از میزان فشار و استرس ناشی از شرایط موجود
    • انعطاف­پذیریو خلاقیت
    خواندن
    حاکمیت شرکتی چیست و چه تاثیری بر عملکرد کسب و کارها دارد؟

    به طور کلی، برخی از مهم­ترین انتظاراتی که از نقش دبیر هیئت‌مدیره وجود دارد عبارتند از:

    برگزاری جلسات هیئت‌مدیره

    • تهیه تقویم سالانه هیئت‌مدیره و پیگیری اجرای به­موقع آن
    • تنظیم دستورجلسات هیئت‌مدیره و مراقبت از تناسب مطلوب میزان موضوعات استراتژیک و عملیاتی در آن
    • همکاری با رییس هیئت‌مدیره در مدیریت جلسات هیئت‌مدیره
    • تنظیم با کیفیت صورت­جلسات هیئت‌مدیره
    • ثبت و ضبط مصوبات هیئت‌مدیره، پیگیری روند اجرای آن‌ها و ارائه گزارشات تحلیلی و مستمر از روند پیشرفت مصوبات به هیئت‌مدیره

    پشتیبانی از هیئت‌مدیره

    • پیگیری و نظارت بر کیفیت و صحت کلیه مستندات ورودی و خروجیِ هیئت‌مدیره
    • رفع نیازهای اطلاعاتی هیئت‌مدیره یا کمیته­های زیرمجموعه
    • برگزاری مجمع عمومی سالانه (بعضاً در برخی از سازمان­ها، این وظیفه به افرادی همچون مدیر مالی نیز سپرده می­شود.)
    • کمک به هیئت‌مدیره در پیاده­سازی مکانیزم صحیح راهبری شرکتی از طریق بررسی قواعدِ روزِ این حوزه، مطالعه درس­آموزی­ها و تجارب سازمان­های موفق در این حوزه و الگوبرداری یا متناسب­سازی نمونه­های موفق برای استفاده داخلی
    • کمک به هیئت‌مدیره در شناسایی به­موقع ریسک­های موجود در عملکرد کلی سازمان، فرایندهای اصلی، روند پیشرفت اهداف استراتژیک و به­ویژه مواردی که به حسن شهرت برند سازمان مربوط می­شود.
    • مراقبت از رعایت کلیه قوانین و مقررات حاکم بر فعالیت سازمان علی­الخصوص موارد مرتبط با راهبری شرکتی

    پشتیبانی از رییس هیئت‌مدیره

    • همکاری با رییس هیئت‌مدیره در ارزیابی عملکرد هیئت‌مدیره و کمیته‌­های زیرمجموعه آن
    • همکاری با رییس هیئت‌مدیره در تجهیز و آماده‌­سازی عضو جدید برای ایفای نقش در ترکیب هیئت‌مدیره
    • همکاری با رییس هیئت‌مدیره در تدوین و اجرای برنامه مستمر آموزشی هیئت‌مدیره

    برقراری و مراقبت از ارتباط مؤثر درونِ هیئت‌مدیره و نیز هیئت‌مدیره با درون و برون سازمان

    برقراری و مراقبت از ارتباط مؤثر

    • میان سهام‌داران و هیئت‌مدیره
    • میان اعضای هیئت‌مدیره
    • میان هیئت‌مدیره و کمیته­‌های زیرمجموعه
    • میان هیئت‌مدیره و سرمایه­‌های انسانی سازمان
    • میان هیئت‌مدیره، مدیرعامل و مدیران اجرایی
    • گزارش «هیأت‏‌مدیره، پاسخی بر پرتکرارترین پرسش‌ها» شرکت مشاوره مدیریت ایلیا و با همکاری رسانه دنیای اقتصاد

     

    Share.

    مشاور و مدیر در حوزه حاکمیت شرکتی، امور هیات مدیره و مجامع

    لغو پاسخ