انتظارات از نقش هیئت مدیره
انتظارات موجود در راهبری ترکیب هیئت‌مدیره
اهم انتظارات از رییس هیئت‌مدیره در این حوزه عبارتست از:
- ایجاد فضای گفتگو و اظهارنظر برای کلیه اعضای هیئت‌مدیره به ویژه ایجاد فضای مناسب برای بیان نظرات مخالف
- تلاش به جهت بازکردن مسیر در راستای ایجاد اتفاقنظر و ایجاد اقنای جمعی هیئت‌مدیره در تصمیم‌گیری‌ها
- تشویق استقلال رأی اعضا و محافظت از آن در مقابل اکثریت اعضا
- پیشگیری از شکل‌گیری گروه‌های فکری ثابت در هیئت‌مدیره
- بالابردن میزان مشارکت اعضا در جلسات
- تقویت و تشویق روحیه چالش مؤثر در هیئت‌مدیره
- مراقبت از وجود سطح دسترسی یکسان کلیه اعضا به اطلاعات سازمان به ویژه اطلاعات مورد نیاز برای تصمیمگیری در جلسات هیئت‌مدیره
انتظارات موجود در حوزه جلسات هیئت‌مدیره
اهم انتظارات از رییس هیئت‌مدیره در این حوزه عبارتست از:
- تهیه تقویم هیئت‌مدیره، برگزاری جلسات کیفی در توالی مناسب و مدیریت جلسه هیئت‌مدیره با کمک دبیر هیئت‌مدیره
- مراقبت از اینکه کلیه مصوبات و توصیه‌های هیئت‌مدیره روشن و شفاف بوده و دارای زمان و مسئول مشخص جهت انجام باشند.
- مراقبت از اینکه صورتجلسه هیئت‌مدیره در کوتاه‌ترین زمان ممکن بعد از جلسه هیئت‌مدیره تهیه و ضمن نظرخواهی از اعضا به تأیید و امضای اعضای هیئت‌مدیره رسانده شود.
- پیگیری روند پیشرفت مصوبات هیئت‌مدیره و پافشاری بر زمان‌های اجرایی مشخص‌شده و
گزارشخواهی از مدیرعامل با کمک دبیر هیئت‌مدیره - ایجاد مکانیزمی که در آن حداکثر مشارکت اعضای هیئت‌مدیره در تهیه تقویم، دستورجلسات و پیگیری روند پیشرفت مصوبات جلب شده باشد.
- توجه به نوع حضور اعضای موظف و عملکرد آن‌ها در جلسه و مراقبت از اینکه اعضای موظف در جلسات هیئت‌مدیره، از دریچه عضویت هیئت‌مدیره و با نگاه و تفکر استراتژیک به موضوعات بپردازند.
- تسهیل‌گری جلسه هیئت‌مدیره
- ایجاد فضای لازم جهت نقد و بررسی و بهبود روش‌های برگزاری و اداره جلسات هیئت‌مدیره
اانتظارات موجود در ایجاد تعامل مؤثر میان مدیرعامل با هیئت‌مدیره
اهم انتظارات از رییس هیئت‌مدیره در این حوزه عبارتست از:
- ضمن ایفای نقش منتور و مشاور برای مدیرعامل و ایجاد یک رابطه فردی مؤثر با وی بر پایه شفافیت و اعتماد متقابل، ارتباط میان هیئت‌مدیره و مدیرعامل را به نحوی شکل دهد که ضمن وجود شفافیت، صراحت و اعتماد متقابل، مدیرعامل بتواند بدون هیچگونه دغدغه، از ظرفیت‌های تخصصی و تجربی اعضای هیئت‌مدیره در پیشبرد مسائل و موضوعات جاری سازمان و نیز توسعه فردی خود استفاده نماید.
- علاوه بر آنکه از مدیرعامل حمایت می‌کند، به همان اندازه وی را خارج از جلسات هیئت‌مدیره به چالش بکشد.
- برگزاری جلسات مستمر و منظم غیررسمی میان رییس هیئت‌مدیره و مدیرعامل، ایجاد فضای گفتگوی دوستانه و پرداختن به موضوعات و دغدغه‌های جاری مدیرعامل در راستای شکل‌دهی ذهن مدیرعامل مطابق با انتظارات هیئت‌مدیره
- استفاده از محتوای گفتگوهای فردی با مدیرعامل به عنوان یک ورودی در تنظیم دستورجلسات هیئت‌مدیره و اطمینان از این که که موارد مندرج در دستورجلسات هیئت‌مدیره علاوه بر سطح کلان و استراتژیک سازمان، تا حد مناسبی به موضوعات و دغدغه‌های اجرایی روز مدیرعامل نیز میپردازد.
- ضمن طرح شفاف انتظارات مشخص خود از مدیرعامل، دغدغه‌ها و نگرانی‌های هیئت‌مدیره را نیز به وی انتقال دهد.
انتظارات از نقش عضو هیئت مدیره
اعضای هیئت‌مدیره نمایندگان سهامداران می‌باشند، لذا اولین انتظاری که میتواند از آن‌ها وجود داشته باشد، صیانت و حفاظت از منافع سهامداران است. اما امروزه و به ویژه پس از پاندمی کرونا، ادبیات حوزه راهبری شرکتی دستخوش تغییراتی شده است. پاندمی کرونا منجر شد تا علاوه بر سهامداران، اهمیت سایر ذینفعان از جمله کارکنان، مشتریان، تأمین‌کنندگان، محیط زیست، جامعه، حکومت و حتی نسل آینده بیش از پیش در تداوم فعالیت و بقای سازمانها محرز شود و لذا امروزه واژه «سهامداران» که معادل فارسی Shareholders است جای خود را به «ذینفعان» یا همان Stakeholders داده است.
امروزه اصلی‌ترین وظیفه اعضای هیئت‌مدیره حفاظت از منافع کلیه ذینفعان و تلاش جهت تطبیق هرچه بیشتر عملکرد سازمان با انتظارات و نیازمندی‌های آن‌ها می‌باشد.
دو عنصر کلی در اثرگذاری ایفای نقش هیئت‌مدیره مؤثر است. عنصر اول «تلاش و اهتمام به ایفای نقش مؤثر»؛ به معنی:
- داشتن زمان و ظرفیت فکری و عملی کافی برای پرداختن به موضوعات مربوط به ایفای نقش هیئت‌مدیرهگی؛
- توجه همه‌جانبه به مطالبی که در جلسات هیئت‌مدیره مورد بحث و تصمیمگیری قرار می‌گیرد، ضمن مشارکت در تدوین تقویم، دستورجلسات و صورتجلسات هیئت‌مدیره؛
- ایجاد آمادگی کافی پیش از حضور در جلسه هیئت‌مدیره، از طریق مطالعه گزارش‌ها و مستندات مربوط به دستور جلسات؛
- مشارکت مؤثر در جلسه و طرح پرسش‌های دقیق و سازنده، از طریق ایجاد آمادگی کافی پیش از جلسه هیئت‌مدیره؛
- صراحت و صداقت در بیان نظرات خود، ضمن احترام به نظرات سایر اعضا و تلاش به منظور شنیدن مؤثر نظرات آن‌ها؛
- ایفای نقش مؤثر در جمعبندی و ایجاد اتفاقنظر در تصمیمگیری نهایی هیئت‌مدیره در همکاری با رییس هیئت‌مدیره؛
- حساسیت نسبت به روند پیشرفت مصوبات و پیگیری و مطالبه آن؛
- حمایت و تعهد کامل نسبت به تصمیمات جمعی هیئت‌مدیره و هدایت تیم اجرا به سمت اجرای آن‌ها، حتی اگر نسبت به آن تصمیم رأی مخالف داشته باشد؛
- اعتقاد قلبی به لزوم یادگیری مستمر و افزایش دانش عمومی و تخصصی خود در مورد موضوعات و تحولات جدید به ویژه در خصوص موارد مرتبط با ماهیت فعالیت سازمان باشد؛
عنصر دوم در اثرگذاری ایفای نقش هیئت‌مدیره داشتن «رویکرد محتاطانه و خردمندانه» به موضوعات است؛ به معنای:
- نظارت بر عملکرد سازمان، اطمینان از وجود و صحت عملکرد مکانیزمهای شناسایی و کنترل ریسک در سازمان و اتخاذ اقدامات اصلاحی احتمالی در صورت لزوم؛
- اطمینان از تطبیق عملکرد سازمان با کلیه قوانین و مقررات حاکم بر فعالیت آن؛
- ارجح‌دانستن منافع سازمان بر منافع شخصی خود و همواره به نفع سازمان عمل‌نمودن؛
- پرهیز از هرگونه مشارکت و همکاری با سازمانهای رقیب، استفاده از اموال و امکانات سازمان برای مقاصد شخصی، افشای اطلاعات محرمانه سازمان و استفاده از آن برای مقاصد تجاری غیر از مقاصد و منافع سازمان؛
- تلاش حداکثری در چهارچوب حقوق قانونی خود به منظور افزایش ضریب موفقیت عملکرد سازمان و تداوم و بقای آتی آن؛
انتظارات از نقش دبیر هیئت مدیره
دبیر هیئت‌مدیره فردی است که به عنوان بازوی اجرایی در کنار هیئت‌مدیره و به ویژه رییس آن قرار دارد و نقش وی را میتوان در فراهم ساختن زیرساختهای لازم برای افزایش توان هدایت، نظارت و تصمیمسازیِ هیئت‌مدیره خلاصه نمود؛ به نحوی که هیئت‌مدیره بتواند نقش و مسئولیت خود در قبال ذینفعان داخلی و بیرونی را به درستی و با کیفیت هر چه تمام ایفا نماید.
دبیر هیئت‌مدیره در وجه بالغ و متعالی خود میتواند در قالب مشاوری قابل اعتماد هم برای هیئت‌مدیره و هم مدیرعامل به ایفای نقش بپردازد. تعریف حد انتظارات از یک دبیر هیئت‌مدیره بستگی به عواملی چون میزان بلوغ هیئت‌مدیره در راهبری سازمان و نیز سطح شایستگیهای فردی دبیر هیئت‌مدیره دارد.
با توجه به اهمیت نقش دبیر هیئت‌مدیره، موارد زیر از اهم ویژگی‌های مورد نیاز برای ایفای این نقش به شمار می‌رود:
- صداقت در رفتار و کردار
- حفظمحرمانگی اطلاعات و اسناد تجاری سازمان
- توانایی برقراری ارتباط محترمانه، دیپلماتیک و مؤثر
- گوشدادنمؤثر
- توانایی تحلیل و حل مسأله و مهارت مخالفت سازنده
- آشنایی کافی با کلیه قوانین و مقررات حاکم بر فعالیت سازمان بالاخص موارد مرتبط با راهبری شرکتی
- آشنایی مطلوب با فناوری اطلاعات
- اشراف مطلوب نسبت به محیطکسبوکار، فعالیتهای اصلی سازمان و کلیه فرایندهای کلیدی مرتبط با آن
- دقت بالا
- مهارتهای مدیریتی
- توانایی اتخاذ دیدگاه مناسب به موضوعات صرفنظر از میزان فشار و استرس ناشی از شرایط موجود
- انعطافپذیریو خلاقیت
به طور کلی، برخی از مهمترین انتظاراتی که از نقش دبیر هیئت‌مدیره وجود دارد عبارتند از:
برگزاری جلسات هیئت‌مدیره
- تهیه تقویم سالانه هیئت‌مدیره و پیگیری اجرای بهموقع آن
- تنظیم دستورجلسات هیئت‌مدیره و مراقبت از تناسب مطلوب میزان موضوعات استراتژیک و عملیاتی در آن
- همکاری با رییس هیئت‌مدیره در مدیریت جلسات هیئت‌مدیره
- تنظیم با کیفیت صورتجلسات هیئت‌مدیره
- ثبت و ضبط مصوبات هیئت‌مدیره، پیگیری روند اجرای آن‌ها و ارائه گزارشات تحلیلی و مستمر از روند پیشرفت مصوبات به هیئت‌مدیره
پشتیبانی از هیئت‌مدیره
- پیگیری و نظارت بر کیفیت و صحت کلیه مستندات ورودی و خروجیِ هیئت‌مدیره
- رفع نیازهای اطلاعاتی هیئت‌مدیره یا کمیتههای زیرمجموعه
- برگزاری مجمع عمومی سالانه (بعضاً در برخی از سازمانها، این وظیفه به افرادی همچون مدیر مالی نیز سپرده میشود.)
- کمک به هیئت‌مدیره در پیادهسازی مکانیزم صحیح راهبری شرکتی از طریق بررسی قواعدِ روزِ این حوزه، مطالعه درسآموزیها و تجارب سازمانهای موفق در این حوزه و الگوبرداری یا متناسبسازی نمونههای موفق برای استفاده داخلی
- کمک به هیئت‌مدیره در شناسایی بهموقع ریسکهای موجود در عملکرد کلی سازمان، فرایندهای اصلی، روند پیشرفت اهداف استراتژیک و بهویژه مواردی که به حسن شهرت برند سازمان مربوط میشود.
- مراقبت از رعایت کلیه قوانین و مقررات حاکم بر فعالیت سازمان علیالخصوص موارد مرتبط با راهبری شرکتی
پشتیبانی از رییس هیئت‌مدیره
- همکاری با رییس هیئت‌مدیره در ارزیابی عملکرد هیئت‌مدیره و کمیتههای زیرمجموعه آن
- همکاری با رییس هیئت‌مدیره در تجهیز و آماده‌سازی عضو جدید برای ایفای نقش در ترکیب هیئت‌مدیره
- همکاری با رییس هیئت‌مدیره در تدوین و اجرای برنامه مستمر آموزشی هیئت‌مدیره
برقراری و مراقبت از ارتباط مؤثر درونِ هیئت‌مدیره و نیز هیئت‌مدیره با درون و برون سازمان
برقراری و مراقبت از ارتباط مؤثر
- میان سهامداران و هیئت‌مدیره
- میان اعضای هیئت‌مدیره
- میان هیئت‌مدیره و کمیتههای زیرمجموعه
- میان هیئت‌مدیره و سرمایه‌های انسانی سازمان
- میان هیئت‌مدیره، مدیرعامل و مدیران اجرایی
- گزارش «هیأتمدیره، پاسخی بر پرتکرارترین پرسش‌ها» شرکت مشاوره مدیریت ایلیا و با همکاری رسانه دنیای اقتصاد
