انتظارات، نقش‌ها و وظایف هیئت‌مدیره
وظایف کلیدی هیئت‌مدیره
همانطور که پیشتر اشاره شد در ادبیات، هیئت‌مدیره به گروهی از اشخاص گفته می‌شود که یک سازمان را راهبری و هدایت می‌نمایند.
وجود یک هیئت‌مدیره کارآمد، مؤثر و شایسته یکی از مهمترین فاکتورهای ضامن موفقیت غایی یک سازمان محسوب می‌شود. اهم انتظاراتی که از ترکیب هیئت‌مدیره وجود دارد عبارتند از «تضمین سودآوری سازمان»، «رهبری اثربخش و کارآفرینانه سازمان»، «کنترل و نظارت مؤثر بر عملکرد تیم مدیریتی سازمان»، «حفاظت از منافع و برآوردن انتظارات سهامداران و سایر ذی‌نفعان در کنار تحقق اهداف سازمان» و «تضمین تعهد هیئت‌مدیره به اخلاق‌مداری و همچنین اطمینان از رفتار اخلاق‌مدار سازمان، رعایت انصاف و نیز عدم بروز فساد فارغ از نوع آن چه در سطح هیئت‌مدیره و چه در سطح سازمان».
اما کلیدی‌ترین وظایفی که یک ترکیب هیئت‌مدیره میبایست برای برآورده‌ساختن انتظارات مذکور انجام دهد به اختصار به صورت زیر است:
۱. تدوین چشم‌انداز و ارزش‌های سازمانی
هیئت‌مدیره مسئول مستقیم تعریف و تدوین فلسفه وجودی، چشم‌انداز و ارزش‌های سازمانی است.
پس از تدوین، لازم است هیئت‌مدیره به آن‌ها متعهد و پایبند بوده و نیز از تعهد و پایبندی سازمان به آن‌ها اطمینان پیدا کند.
در همین راستا توصیه می‌شود هیئت‌مدیره‌ها موارد فوق را در قالب بیانیه‌ای تدوین، منتشر و با بدنه سازمان به اشتراک گذاشته و از درک مشترک سطوح مختلف سازمان از آن‌ها اطمینان یابند.
این امر موجب می‌شود تا درک مشترکی از مسیر استراتژی‌های سازمان در سطوح مختلف آن ایجاد شده و ضریب اطمینان از حرکت سازمان بر مسیر صحیح افزایش یابد که به نوبه خود منجر به افزایش ضریب موفقیت سازمان خواهد شد.
۲. هدایت استراتژیک و نظارت مؤثر
هدایت استراتژیک سازمان به‌طور خلاصه بدان معنا است که هیئت‌مدیره میبایست ضمن تعیین استراتژی‌های سازمان در راستای دستیابی به چشم‌انداز تعیین‌شده، خطمشی شناسایی و راهبری ریسک و کنترل‌های داخلی در سازمان و همچنین بیزنس‌پلن و برنامه عملیاتی سالانه سازمان را تأیید و مصوب نماید و از تفویض شفاف اختیارات و مسئولیت‌ها به مدیرعامل و تیم اجرایی وی اطمینان یابد.
پس از آن لازم است حین نظارت مؤثر بر عملکرد سازمان در کلیه حوزه‌ها اعم از مالی، عملیاتی و روند تحقق اهداف استراتژیک و نیز نظارت مؤثر بر نحوه انجام اموری که حسب صلاحدید خود به مدیرعامل و تیم اجرایی وی تفویض نموده است، بر هزینه‌ها و سرمایه‌گذاری‌های کلان احتمالی از جمله هر گونه خرید و ادغام با سایر شرکت‌ها نیز نظارت داشته باشد. از سوی دیگر، «عدم قطعیت» یکی از مشتقات اصلی همه‌گیری کرونا بوده است که چالش‌های منحصربه‌فردی را برای سازمانها، اعضای هیئت‌مدیره و مدیران اجرایی آن‌ها ایجاد نموده و منجر شده است اعضای هیئت‌مدیره و تیم مدیریتی آن هر چه بیشتر بر اهمیت و لزوم پایداری سازمان و نه صرفاً سودآوری آن، تمرکز نمایند.
چهارچوب راهبری شرکتی بعد از همه‌گیری کرونا، حیطه گسترده‌تری را برای راهبری شرکتی تعریف
میکند که در آن علاوه بر عملکرد مالی سازمان، سودآوری و پایداری آن، عملکرد سازمان در سایر حوزه‌ها از جمله سازگاربودن فعالیت آن با محیط زیست، ایفای مسئولیت‌های اجتماعی و چگونگی راهبری شرکتی (ESG: Environmental, Social and Governance) نیز مورد توجه قرار دارد. این امر سازمانها را قادر می‌سازد تا درک بهتری از مسئولیت خود در قبال سلامت، ایمنی و رفاه کارکنان، مشتریان، تأمین‌کنندگان و در مجموع کلیه ذی‌نفعانِ سازمان و نه صرفاً سهامداران، داشته باشند و بتوانند اهداف تجاری خود را نه تنها صرفاً در راستای اثرگذاریِ بیشتر مالی و حفظ منافع سهامداران، بلکه در راستای افزایش اثرگذاری در تمامی حوزه‌ها از جمله حوزه زیست‌محیطی و اجتماعی و حفظ منافع کلیه ذی‌نفعان تدوین و تبیین نمایند. لذا امروزه آنچه به اختصار از آن به عنوان ESG نام برده می‌شود نیز به حوزه وظیفه هدایت و نظارت استراتژیک هیئت‌مدیره‌ها ورود پیدا کرده است.
۳. جانشین‌پروری، انتخاب و عزل/انتصاب مدیرعامل
هیئت‌مدیره مسئول مستقیم تدوین و اجرای طرح جانشین‌پروری مدیرعامل به معنای برنامهریزی در راستای شناسایی استعدادهای مدیریتی درونی و بیرونی، انتخاب کاندیدای مناسب، برنامهریزی در راستای مربی‌گری و توسعه فردی و تخصصی کاندیدای مذکور و در پایان انتصاب وی به مدیرعامل در زمان مقتضی می‌باشد.
همچنین لازم است هیئت‌مدیره، در هر مقطع زمانی، سناریوی از پیش‌تعیین‌شده‌ای برای مواجهه با بروز هرگونه شرایط اضطراری و غیرقابل پیش‌بینی که منجر به جایگزینی اضطراری مدیرعامل کنونی می‌شود، داشته باشد. از سوی دیگر، هیئت‌مدیره موظف است از وجود مکانیزم و فرایند مناسبی برای شناسایی نقش‌های کلیدی در سازمان، وجود برنامه‌های مدون جانشین‌پروری در مورد آن‌ها و پیاده‌سازی آن‌ها در سازمان اطمینان حاصل نموده و از روند پیشرفت برنامه‌های فوق مراقبت نماید.
۴. اطمینان از وجود کنترل‌های مناسب در سازمان و مکانیزم راهبری ریسک
هیئت‌مدیره مسئول مستقیم مراقبت از صحت و سلامت عملکرد سازمان در کلیه حوزه‌ها اعم از مالی، عملیاتی و حتی اخلاقی می‌باشد. به عبارتی هیئت‌مدیره باید مکانیزمی ایجاد کند که بتواند وی را از تطبیق عملکرد سازمان با فرهنگ و ارزش‌های سازمانی، تطبیق عملکرد سازمان با کلیه قوانین، مقررات و استانداردهای حاکم بر فعالیت سازمان اعم از مالی و غیرمالی و نیز سلامت و کارکرد صحیح فرایندهای سازمان به ویژه فرایندهای کلیدی مطمئن سازد.
همانطور که پیشتر نیز به آن اشاره شد، طی بالغ بر سه سال گذشته و بروز پاندمی کرونا در جهان، مفهوم «عدم قطعیت» جایگاه ویژهای در ادبیات سطوح مختلف مدیریتی به ویژه در سطح هیئت‌مدیره پیدا نموده است تا جایی که امروزه انتظار می‌رود هیئت‌مدیره از طریق مکانیزم‌های خود بتواند اثر عدم قطعیت را بر عملکرد وجوه مختلف سازمان به ویژه بر تحقق چشم‌انداز، اهداف سازمانی و نتایج استراتژیک، در زمان مناسب شناسایی و به حداقل ممکن کاهش دهد و به عبارتی تداوم عملکرد و بقای آتی سازمان را تضمین نماید. از زاویه دیگر، مقوله «مدیریت ریسک» که از دیرباز جزو وظایف اصلی هیئت‌مدیره محسوب می‌گردید جای خود را به «راهبری ریسک» داده و از هیئت‌مدیره انتظار می‌رود در سطحی بالاتر از گذشته، به «راهبری» ریسک بپردازد و نه صرفاً «مدیریت» آن. امروزه مواردی همچون عدم ریسک‌پذیری سازمانها، از دست دادن فرصت‌ها و ریسک تداوم و بقای سازمان در آینده نیز در فهرست ریسکهای سازمانی قرار گرفته‌اند و «پذیرش ریسک مناسب در زمان مناسب» و نیز پرداختن به «برهم‌کنش» ریسک‌ها (به معنای سنجش اثر ریسکهای مختلف بر یکدیگر و برآورد برآیند اثر مرکب چند ریسک بر سازمان) نیز بیش از پیش اهمیت یافته است. چه بسا در برهم‌کنش چند ریسک، فرصت طلایی برای استفاده نهفته باشد.
از جمله مهمترین ریسکهای سازمانی که امروزه فارغ از جغرافیای مکانی سازمانها به آن پرداخته
می‌شود، مقوله جانشین‌پروری، شناسایی و جذب استعدادها و از آن مهمتر نگهداشت سرمایه انسانی از یکسو و ریسکهای فناوری اطلاعات از جمله حملات سایبری و غیره، در عین لزوم تحول دیجیتال از سوی دیگر می‌باشد. مواردی همچون ایجاد فرایندهای کنترل داخلی، واحد حسابرسی داخلی، بهره‌مندی از حسابرسان مستقل و استقرار سیستم مدیریت ریسک از جمله ابزارهای در اختیار هیئت‌مدیره در این حوزه محسوب می‌شوند.
۵. نظارت بر نحوه اطلاع‌رسانی و افشای اطلاعات با اهمیت
هیئت‌مدیره موظف است اطلاعات عملکردیِ بااهمیت سازمان به ویژه در حوزه مالی را در زمان مناسب به سهامداران و بازار و از طریق فرایندهای تدوین‌شده در قانون، اطلاع‌رسانی نماید. امروز اهمیت افشای اطلاعات صحیح در زمان مناسب به حدی است که صرف‌نظر از الزامات قانونی، آن را به نوعی مسئولیت اجتماعی یک سازمان سالم و بالغ می‌دانند.
نکته مهم اینجاست که هیئت‌مدیره ضمن اطمینان از رعایت الزامات قانونی و رفتار منصفانه با کلیه سهامداران، میبایست مراقبت نماید نحوه افشای اطلاعات، بستر سوءاستفاده سودجویان و رقبا را فراهم ننموده و منجر به زیان سازمان نشود.
گزارش «هیأتمدیره، پاسخی بر پرتکرارترین پرسش‌ها» شرکت مشاوره مدیریت ایلیا و با همکاری رسانه دنیای اقتصاد
